Aufbau einer unternehmensweiten Sprachinfrastruktur: Wie Kanadevia seine IT-Infrastruktur stärkt, um die globale Expansion voranzutreiben

Kanadevias globale Wachstumsstrategie: Abbau von sprachlichen Hürden

Kanadevia setzt Umwelt- und Energieprojekte um, die zur Dekarbonisierung und zur Kreislaufwirtschaft beitragen, darunter Müllverbrennungsanlagen, Wasseraufbereitungsanlagen, Technologien zur Wasserstoffproduktion sowie zur Methanisierung. Das Unternehmen baut derzeit seine internationalen Aktivitäten aus, unter anderem über seine Schweizer Tochtergesellschaft, und will den Anteil des Auslandsgeschäfts auf 50 % erhöhen.

Eine der größten Herausforderungen bei der Umsetzung dieser Strategie war jedoch die mehrsprachige Kommunikation.

Um unternehmensweit sichere und einheitliche Übersetzungen zu gewährleisten und Hürden in Meetings sowie in der täglichen Zusammenarbeit zu reduzieren, führte Kanadevia die DeepL-Produktsuite ein. Besonders interessiert war das Unternehmen an der Dokumentübersetzung, an DeepL Write zur Schreibunterstützung sowie an DeepL Voice für Online-Meetings und persönliche Gespräche.

(von links nach rechts)

Kenji Sueoka, Manager, Global Information Structure Management Section, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Jaeim Lee, IT Engineer, Global Information Structure Management Section, Information Infrastructure Management Department, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Kenji Ishibashi, IT Engineer, Global Information Structure Management Section, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Sprachbarrieren: ein großes Hindernis für die globale Geschäftsexpansion

Mit welchen kommunikativen Herausforderungen war Kanadevia bei der Ausweitung seiner geschäftlichen Aktivitäten im Ausland konfrontiert?

Sueoka: Unser Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, das Betriebsergebnis gleichmäßig zwischen Auslands- und Inlandsgeschäft aufzuteilen, wobei ein Verhältnis von 50:50 angestrebt wird. Da wir unsere Projekte im Ausland ausweiten, sind eine enge Zusammenarbeit und ein intensiver Informationsaustausch mit unseren internationalen Standorten unerlässlich.

Viele interne Dokumente werden jedoch auf Japanisch verfasst. 
Für vor Ort eingestellte Mitarbeitende in Auslandsniederlassungen ist es dadurch mitunter schwieriger, den Überblick über aktuelle Entwicklungen zu behalten. Aus IT-Sicht stieg zudem der Bedarf, Wartungsinformationen und interne Mitteilungen sowohl auf Japanisch als auch auf Englisch bereitzustellen.

Darüber hinaus können sprachliche Unterschiede bei Besprechungen mit Teams aus dem Ausland psychologische Barrieren schaffen und die Kommunikation sowie Entscheidungsprozesse verlangsamen. Diese Herausforderungen wirken sich letztlich auf die allgemeine Arbeitsgeschwindigkeit und Effizienz aus.

Das Problem beschränkte sich allerdings nicht nur auf Englisch. In vielen Fällen ist auch Kommunikation in Sprachen wie Thai oder Indonesisch erforderlich. Daher reicht es nicht immer, einfach auf englischsprachiges Personal zurückzugreifen.

Kenji Sueoka, Manager, Global Information Structure Management Section, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Wie kam es zu der Entscheidung, DeepL einzuführen?

Sueoka: Der ursprüngliche Anstoß kam von einer unserer Führungskräfte, die sich maßgeblich für die Einführung von DeepL einsetzte. Als wir eine interne Umfrage durchführten, stellten wir fest, dass die Mitarbeitenden es bereits eigenständig nutzten. Daraus zogen wir den Schluss, dass wir eine offiziell freigegebene Plattform bereitstellen sollten, damit Mitarbeitende DeepL sicher nutzen können.

Wie sind Sie vor der vollständigen Einführung von DeepL mit Übersetzungsbedarf umgegangen?

Ishibashi: Je nach Anwendungsfall nutzten wir eine Kombination aus Tools für die Dokumentübersetzung, Tools für die Textübersetzung und allgemeiner KI. Doch keines davon konnte als unternehmensweit einheitlich eingesetztes Tool dienen. 

Einige arbeiteten mit nutzungsbasierten Preismodellen, was die Budgetkontrolle und interne Genehmigungsverfahren erschwerte. In anderen Fällen war die Übersetzungsqualität für den professionellen Einsatz im Unternehmen nicht ausreichend. Infolgedessen variierten die verwendeten Tools und Workflows je nach Abteilung und Person, was zu Inkonsistenzen bei Qualität und Arbeitsaufwand führte.

Dadurch entstand zunehmender Handlungsdruck: Ohne eine sichere, unternehmensweit einheitliche Lösung für Übersetzungen waren sowohl der Informationsaustausch mit den Auslandsniederlassungen als auch der tägliche Geschäftsbetrieb gefährdet.

Zu diesem Zeitpunkt erkannten wir die Notwendigkeit einer einheitlicheren Übersetzungsinfrastruktur, die im gesamten Unternehmen konsistent genutzt werden kann.

Kenji Ishibashi, IT Engineer, Global Information Structure Management Section, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Von Verträgen über Forschung und Entwicklung bis zur IT: unternehmensweiter Einsatz von DeepL

Wie sah Ihr Validierungsprozess vor der Einführung aus?

Sueoka: Im Jahr 2024 führten wir einen Proof of Concept mit rund 100 Nutzern durch. Es wurden DeepL-Lizenzen verteilt, und die Teilnehmenden nutzten das Tool in ihrer täglichen Arbeit. In einer Folgebefragung berichteten viele von qualitativ hochwertigen Ergebnissen, die sich für den Einsatz im Unternehmen eignen.

Es gab kaum Bedenken hinsichtlich Überschneidungen zwischen den Tools oder unklarer Zuständigkeiten, und die interne Abstimmung verlief reibungslos. Etwa zwei Monate später ging das Unternehmen zu einem Vollvertrag über.

Wie wird DeepL aktuell im gesamten Unternehmen verwendet?

Ishibashi: Wir haben den DeepL Übersetzer, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings und DeepL Voice for Conversations eingeführt, wobei die Nutzer je nach Aufgabe das passende Tool auswählen. Durch die Bereitstellung von Add‑ins und Desktop-Anwendungen haben wir eine benutzerfreundliche Infrastruktur geschaffen, die die unternehmensweite Nutzung unterstützt.

DeepL kommt in vielen Anwendungsbereichen zum Einsatz. Die Vertragsabteilungen übersetzen Vereinbarungen mit Partnern im Ausland. Forschungs- und Entwicklungsteams übersetzen akademische Artikel und Fachliteratur. Internationale Projektteams nutzen es für die Kommunikation mit Auslandsniederlassungen, während die IT-Abteilung es zur Übersetzung technischer Dokumentation einsetzt.

Lee: Ich persönlich halte die Dokumentübersetzung für besonders wertvoll. Selbst wenn Dokumente eine Mischung aus Text, Diagrammen und Bildern enthalten, bleibt das Layout weitgehend erhalten. Die Möglichkeit, PowerPoint-, PDF- und Word-Dateien direkt zu übersetzen, ist äußerst praktisch.

Bei allgemeinen KI-Tools kann die Dokumentübersetzung mit Unsicherheiten verbunden sein und zusätzlichen Zeitaufwand erfordern. Im Gegensatz dazu verarbeitet DeepL Dateien schnell und behält die Formatierung bei, weshalb wir uns für den Großteil unserer Dokumentübersetzungen auf diesen Dienst verlassen.

Jaeim Lee, IT Engineer, Global Information Structure Management Section, Information And Communication Technology Promotion Headquarters

Abbau von Hürden in Meetings und Gesprächen durch Sprachübersetzung

Wie wird DeepL Voice genutzt?

Ishibashi: Auf Auslandsdienstreisen und Messen nutzen viele Mitarbeitende DeepL Voice for Conversations auf ihren firmeneigenen Smartphones, um die direkte Kommunikation vor Ort zu erleichtern. Aufgrund der Unternehmensrichtlinien ist die Auswahl an Anwendungen, die installiert werden dürfen, begrenzt, daher ist eine offiziell freigegebene DeepL-App sehr hilfreich.

Lee: DeepL Voice for Meetings wird auch häufig für Online-Besprechungen genutzt. Da es nur wenige geeignete Alternativen gibt, sehen wir in DeepL Voice einen klaren Mehrwert als Lösung, die sowohl die Online- als auch die Offline-Kommunikation unterstützt.

Beschleunigung der globalen Expansion mit Sprachtechnologie

Worin besteht aus Ihrer Sicht der Unterschied zwischen spezialisierter Sprach-KI und allgemeinen KI-Tools?

Lee: Vor Kurzem habe ich versucht, ein allgemeines KI-Tool in einer Besprechung einzusetzen, in der vier Sprachen gesprochen wurden: Koreanisch, Japanisch, Englisch und Chinesisch. Die Übersetzungsgeschwindigkeit war langsam, und die Verzögerungen waren für ein Live-Meeting zu groß.

Im Gegensatz dazu zeigt DeepL Voice for Meetings gesprochene Inhalte bei Online-Meetings in Echtzeit als Text an. So bleibt das natürliche Gesprächstempo erhalten, und Diskussionen können ohne Unterbrechung weitergeführt werden. Die gleiche hohe Übersetzungsqualität in Meetings wie bei der Dokumentübersetzung ist entscheidend für den Aufbau einer unternehmensweit einheitlichen Sprachplattform.

Könnten Sie abschließend Ihre Einschätzung zur Zukunft geben?

Sueoka: Der Ausbau von Projekten im Ausland und die stärkere Zusammenarbeit mit internationalen Standorten sind zentrale strategische Prioritäten. In der Praxis können sprachliche Unterschiede die Arbeit verlangsamen. Deshalb ist es wichtig, KI‑gestützte Übersetzungstools als Teil unserer internen Infrastruktur zu etablieren – damit Sprache nicht zum Engpass wird.

Durch den Einsatz von DeepL können sich Mitarbeitende auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig sprachbedingte Hürden verringern. Wir sind davon überzeugt, dass diese Lösung unsere weitere globale Expansion weiter vorantreiben wird.