Construir uma «Infraestrutura de Idiomas» a nível da empresa: Como a Kanadevia reforça a sua base de TI para ser compatível com a expansão internacional

Estratégia de crescimento internacional da Kanadevia: reduzir o atrito causado pelas diferenças de idioma

A Kanadevia Corporation (anteriormente Hitachi Zosen Corporation; doravante «Kanadevia») opera negócios ambientais e energéticos que contribuem para a descarbonização e a circulação de recursos, desde centrais de valorização energética de resíduos a instalações de tratamento de água, sistemas de produção de hidrogénio e tecnologias de metanização. A empresa pretende aumentar a sua proporção de receitas operacionais no estrangeiro para 50% e está a expandir a colaboração com equipas no estrangeiro, nomeadamente através da sua subsidiária suíça.

No entanto, um dos desafios mais significativos para levar esta estratégia por diante foi a comunicação multilingue.

Para ser compatível com uma tradução segura e consistente em toda a organização e reduzir o atrito nas reuniões e na colaboração diária, a Kanadevia implementou o conjunto de produtos da DeepL. A empresa adotou o DeepL Pro para tradução de documentos, o DeepL Write para apoio à redação e introduziu o DeepL Voice for Meetings e o DeepL Voice for Conversations para apoiar tanto reuniões online como presenciais.

(Da esquerda para a direita)

Kenji Sueoka, Gerente, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

Lee Jaeim, Engenheiro de TI, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Departamento de Gestão de Infraestruturas de Informação, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

Kenji Ishibashi, Engenheiro de TI, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

A barreira da comunicação multilingue que dificulta a expansão dos negócios internacionais

Pode falar-nos sobre a política empresarial da Kanadevia e os desafios que enfrenta no avanço da internacionalização?

Sueoka: A nossa empresa definiu uma política para avançar para uma divisão equitativa do resultado operacional entre os negócios no estrangeiro e no mercado interno, com o objetivo de atingir uma proporção de 50:50. À medida que expandimos os nossos projetos no estrangeiro, a colaboração estreita e a partilha de informações com os nossos escritórios internacionais são essenciais.

No entanto, muitos documentos internos são redigidos em japonês. Para os colaboradores contratados localmente nos nossos escritórios no estrangeiro, isto tornava por vezes difícil compreender o que se estava a passar. Do ponto de vista do departamento de TI, havia também uma procura crescente para disponibilizar informações de manutenção e comunicados internos tanto em japonês como em inglês.

Além disso, quando eram agendadas reuniões com equipas no estrangeiro, a ansiedade relacionada com o idioma podia tornar-se uma barreira psicológica e, por vezes, atrasava a comunicação. Estes desafios dos idiomas acabaram por afetar a velocidade e a eficiência operacionais.

O desafio não se limitava ao inglês. Em muitas situações, é necessária a comunicação em idiomas como o tailandês ou o indonésio. A simples designação de pessoal que fala inglês nem sempre é suficiente.

Kenji Sueoka, Gerente, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

Como surgiu a ideia de implementar o DeepL?

Sueoka: O impulso inicial foi o forte apoio de um dos nossos executivos, que solicitou a introdução do produto oficial DeepL. Quando realizámos um inquérito interno, descobrimos também que os colaboradores já utilizavam o DeepL individualmente. Isso levou-nos a concluir que devíamos proporcionar um ambiente oficialmente aprovado onde os colaboradores pudessem utilizá-lo com confiança.

Antes de implementar totalmente o DeepL, como lidavam com as necessidades de tradução?

Ishibashi: Utilizámos uma combinação de ferramentas de tradução de ficheiros, ferramentas de tradução de texto e IA de uso geral, dependendo do caso de utilização. Mas nenhuma destas ferramentas poderia ser posicionada como uma ferramenta padrão para toda a empresa. 

Algumas funcionavam com modelos de preços baseados na utilização, o que dificultava o controlo orçamental e os processos de aprovação interna. Noutros casos, a qualidade da tradução não era consistentemente suficiente para uso empresarial. Como resultado, as ferramentas e os fluxos de trabalho variavam consoante o departamento e o Individual, criando inconsistências na qualidade e na carga de trabalho.

Sentimos uma urgência: sem um ambiente de tradução seguro e abrangente a toda a empresa, a partilha de informações com os escritórios no estrangeiro e a rapidez das operações diárias seriam afetadas. É por isso que reconhecemos a necessidade de uma infraestrutura de tradução unificada que pudesse ser utilizada de forma consistente em toda a organização.

Kenji Ishibashi, Engenheiro de TI, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

Desde contratos e I&D até às TI: A adoção do DeepL expande-se por toda a empresa

Como procederam com a validação antes da implementação?

Sueoka: Em 2024, realizámos uma Prova de Conceito (PoC) envolvendo aproximadamente 100 utilizadores. Distribuímos licenças do DeepL e pedimos aos participantes que utilizassem a ferramenta nas suas operações diárias. Numa sondagem de acompanhamento, obtivemos uma resposta forte: muitos utilizadores comentaram que a qualidade era elevada e que a ferramenta era utilizável para fins empresariais.

Houve muito poucas preocupações sobre como lidar com as ferramentas existentes ou como as responsabilidades deveriam ser divididas entre as soluções, e o alinhamento interno decorreu sem problemas. A segurança e a conformidade regulamentar também foram totalmente asseguradas, não deixando quaisquer preocupações de maior durante o processo de seleção. Como resultado, a implementação decorreu rapidamente e, cerca de dois meses depois, passámos a um contrato completo.

Como é que o DeepL está atualmente a ser utilizado em toda a organização?

Ishibashi: Implementámos DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings<4> e DeepL Voice for Conversations<5>. Os utilizadores escolhem a ferramenta adequada para a tarefa. Ao disponibilizar suplementos e aplicações para computador, criámos um ambiente acessível que é compatível com a adoção em toda a empresa.

O DeepL é utilizado em muitos cenários. Os departamentos de contratos traduzem acordos com parceiros no estrangeiro. As equipas de I&D traduzem artigos académicos e literatura técnica. As equipas de projetos internacionais contam com ele para a comunicação com escritórios no estrangeiro, enquanto o departamento de TI o utiliza para traduzir a documentação técnica.

Lee: Pessoalmente, considero a tradução de ficheiros particularmente valiosa. Mesmo quando os documentos contêm uma mistura de texto, gráficos e imagens, o layout permanece praticamente intacto. A capacidade de traduzir ficheiros PowerPoint, PDF e Word diretamente é conveniente.

Com ferramentas de IA de uso geral, a tradução de ficheiros pode envolver incertezas e demorar mais tempo. Em contrapartida, o DeepL processa ficheiros rapidamente e preserva a formatação, pelo que confiamos nele para a maioria das nossas necessidades de tradução de ficheiros.

Lee Jaeim, Engenheiro de TI, Secção de Gestão da Estrutura de Informação Internacional, Sede de Promoção das Tecnologias da Informação e Comunicação

Eliminar atritos em reuniões e conversas com tradução de voz

Como é que o DeepL Voice está a ser utilizado?

Ishibashi: Durante viagens de negócios e feiras no estrangeiro, muitos colaboradores utilizam o DeepL Voice for Conversations nos smartphones fornecidos pela empresa para ser compatível com a comunicação presencial. Devido à política da empresa, o leque de aplicações que podem ser instaladas é limitado, pelo que ter uma aplicação do DeepL oficialmente aprovada disponível tem sido útil.

Lee: O DeepL Voice for Meetings também é amplamente utilizado em reuniões online. Uma vez que existem poucas alternativas viáveis, vemos um valor claro no DeepL Voice como uma solução que é compatível com a comunicação online e offline.

Acelerar a expansão internacional com uma «infraestrutura de idioma»

Como percebe as diferenças em comparação com as ferramentas de IA de uso geral?

Lee: Recentemente, experimentei utilizar uma ferramenta de IA de uso geral durante uma reunião em que se falavam quatro idiomas — coreano, japonês, inglês e chinês. A velocidade de tradução era lenta e o atraso era demasiado significativo para uma reunião em tempo real.

Em contrapartida, o DeepL Voice for Meetings apresenta o conteúdo falado em tempo real como texto durante as reuniões online. Isto ajuda a manter o ritmo natural da conversa e permite que as discussões decorram sem perder o fluxo do diálogo. Dispor da mesma tradução de alta qualidade nas reuniões e na tradução de documentos é essencial para construir uma infraestrutura linguística padrão a nível de toda a empresa.

Por fim, poderia partilhar a sua visão para o futuro?

Sueoka: A expansão de projetos no estrangeiro e o reforço da colaboração com escritórios internacionais são prioridades estratégicas fundamentais. Na prática, as diferenças de idioma podem atrasar o trabalho. É por isso que é importante integrar ferramentas de tradução baseadas em IA na nossa infraestrutura interna — para que o idioma não se torne um obstáculo.

Ao utilizar o DeepL, os colaboradores podem concentrar-se na aplicação dos seus conhecimentos especializados, reduzindo simultaneamente o atrito causado pelas barreiras de idioma. Acreditamos que este ambiente será compatível com a nossa expansão internacional contínua.