Creare un’infrastruttura linguistica a livello aziendale: ecco come Kanadevia rafforza le proprie basi IT per sostenere l’espansione globale

La strategia di crescita globale di Kanadevia: ridurre gli ostacoli causati dalle differenze linguistiche

Kanadevia Corporation (ex Hitachi Zosen Corporation; d’ora in poi Kanadevia) opera nel settore ambientale ed energetico contribuendo alla decarbonizzazione e al riciclo delle risorse, con attività che spaziano dagli impianti di termovalorizzazione dei rifiuti agli impianti di trattamento delle acque, dai sistemi di produzione di idrogeno alle tecnologie di metanizzazione. L’azienda punta ad aumentare la quota di ricavi operativi provenienti dall’estero al 50% e sta ampliando la collaborazione con i team internazionali, anche attraverso la sua filiale svizzera.

Una delle sfide più significative nel portare avanti questa strategia era però la comunicazione multilingue.

Per garantire traduzioni accurate e coerenti in tutta l’organizzazione e ridurre gli intoppi durante le riunioni e la collaborazione quotidiana, Kanadevia ha implementato la suite di prodotti di DeepL. L’azienda ha adottato DeepL Pro per la traduzione di documenti, DeepL Write per il supporto alla scrittura e ha introdotto DeepL Voice for Meetings e DeepL Voice for Conversations per facilitare sia le riunioni online che quelle in presenza.

(Da sinistra a destra)

Kenji Sueoka, Manager, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Lee Jaeim, Ingegnera informatica, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Dipartimento Gestione delle infrastrutture informatiche, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Kenji Ishibashi, Ingegnere informatico, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

La barriera della comunicazione multilingue che ostacola l’espansione commerciale globale

Potreste parlarci della politica aziendale di Kanadevia e delle sfide che dovete affrontare nel promuovere la globalizzazione?

Sueoka: La nostra azienda ha definito una politica volta a raggiungere una ripartizione equa del reddito operativo tra attività estere e nazionali, puntando a un rapporto 50:50. Man mano che espandiamo i nostri progetti all’estero, la stretta collaborazione e la condivisione delle informazioni con i nostri uffici internazionali sono essenziali.

Molti documenti interni sono però scritti in giapponese. Per i dipendenti assunti sul posto nei nostri uffici all’estero, a volte rendeva difficile capire cosa stesse succedendo. Dal punto di vista del reparto IT, cresceva anche la richiesta di fornire informazioni sulla manutenzione e comunicazioni interne sia in giapponese che in inglese.

Inoltre, quando venivano programmate riunioni con i team all’estero, l’ansia legata alla lingua poteva diventare una barriera psicologica e a volte rallentava la comunicazione. Queste sfide linguistiche finivano per influire sulla velocità e sull’efficienza operativa.

La sfida non si limitava all’inglese. In molte situazioni è richiesta la comunicazione in lingue come il thailandese o l’indonesiano. La presenza di personale di lingua inglese non è sempre sufficiente.

Kenji Sueoka, Manager, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Com’è nata l’idea di implementare DeepL?

Sueoka: L’impulso iniziale è venuto dal forte sostegno di uno dei nostri dirigenti, che ha chiesto di introdurre il prodotto ufficiale DeepL. Quando abbiamo condotto un sondaggio interno, abbiamo scoperto che alcuni dipendenti usavano già DeepL per conto loro. Abbiamo quindi concluso che fosse necessario fornire un ambiente ufficialmente approvato in cui i dipendenti potessero usarlo in tutta tranquillità.

Prima di implementare pienamente DeepL come gestivate le esigenze di traduzione?

Ishibashi: Usavamo una combinazione di strumenti di traduzione di file, strumenti di traduzione di testi e IA generica, a seconda del caso d’uso. Ma nessuno di questi poteva essere considerato uno strumento standard per l’intera azienda. 

Alcuni funzionavano con modelli di tariffazione basati sull’utilizzo, il che rendeva difficili il controllo del budget e i processi di approvazione interna. In altri casi, la qualità della traduzione non era sempre sufficiente per un uso professionale. Gli strumenti e i flussi di lavoro variavano perciò a seconda del reparto e della persona, creando incongruenze in termini di qualità e carico di lavoro.

Sentivamo l’urgenza: senza un ambiente di traduzione sicuro a livello aziendale, la condivisione delle informazioni con gli uffici all’estero e la velocità delle operazioni quotidiane ne avrebbero risentito. Ecco perché abbiamo riconosciuto la necessità di un’infrastruttura di traduzione unificata che potesse essere usata in modo coerente in tutta l’organizzazione.

Kenji Ishibashi, Ingegnere informatico, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Dai contratti a R&S fino a IT: l’adozione di DeepL si estende a tutta l’azienda

Come avete proceduto con la fase di validazione prima dell’implementazione?

Sueoka: Nel 2024 abbiamo condotto un proof of concept (PoC) che ha coinvolto circa 100 utenti. Abbiamo distribuito licenze di DeepL e chiesto ai partecipanti di usare lo strumento nelle loro attività quotidiane. In un sondaggio successivo abbiamo riscontrato una risposta molto positiva: molti utenti hanno commentato che la qualità era elevata e che lo strumento era utilizzabile per scopi aziendali.

C’erano pochissime preoccupazioni su come gestire gli strumenti esistenti o su come dovessero essere suddivise le responsabilità tra le soluzioni, e la coordinazione interna è proceduta senza intoppi. Anche la sicurezza e la conformità normativa erano pienamente garantite, senza lasciare spazio a preoccupazioni rilevanti durante il processo di selezione. L’implementazione è quindi proceduta rapida e, circa due mesi dopo, siamo passati a un contratto completo.

In che modo viene attualmente usato DeepL all’interno dell’organizzazione?

Ishibashi: Abbiamo implementato DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings e DeepL Voice for Conversations. Gli utenti scelgono lo strumento più adatto all’attività da svolgere. Grazie alla disponibilità di componenti aggiuntivi e applicazioni desktop, abbiamo creato un ambiente accessibile che favorisce l’adozione a livello aziendale.

DeepL viene impiegato in molti scenari. I reparti contrattuali traducono gli accordi con i partner esteri. I team di ricerca e sviluppo traducono articoli accademici e letteratura tecnica. I team di progetto internazionali vi fanno affidamento per comunicare con gli uffici all’estero, mentre il reparto IT lo usa per tradurre la documentazione tecnica.

Lee: Per quanto mi riguarda, trovo molto utile la traduzione di file. Anche quando i documenti contengono un mix di testo, grafici e immagini, l’impaginazione rimane perlopiù intatta. La possibilità di tradurre direttamente file PowerPoint, PDF e Word è molto comoda.

Con gli strumenti di IA generici, la traduzione dei file può comportare incertezze e richiedere più tempo. DeepL invece elabora i file rapidamente e preserva la formattazione, quindi possiamo sfruttarlo per la maggior parte delle nostre esigenze di traduzione di file.

Lee Jaeim, Ingegnera informatica, Sezione Gestione delle infrastrutture informatiche globali, Direzione generale per la promozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Eliminare i fraintendimenti nelle riunioni e nelle conversazioni grazie alla traduzione vocale

Come utilizzate DeepL Voice?

Ishibashi: Durante i viaggi di lavoro all’estero e le fiere, molti dipendenti usano DeepL Voice for Conversations sugli smartphone aziendali per aiutarsi nella comunicazione di persona. A causa delle politiche aziendali, la gamma di app che si possono installare è limitata, quindi avere a disposizione l’app di DeepL ufficialmente approvata è stato molto utile.

Lee: DeepL Voice for Meetings è impiegato molto anche per le riunioni online. Poiché esistono poche alternative valide, riconosciamo un chiaro valore in DeepL Voice come soluzione che supporta sia la comunicazione online che quella offline.

Accelerare l’espansione globale con un’infrastruttura linguistica

Come percepite le differenze rispetto agli strumenti di IA generici?

Lee: Di recente ho provato a usare uno strumento di IA generico durante una riunione in cui si parlavano quattro lingue: coreano, giapponese, inglese e cinese. La traduzione era lenta e il ritardo era troppo evidente per una riunione in diretta.

DeepL Voice for Meetings invece visualizza in tempo reale il contenuto parlato sotto forma di testo durante le riunioni online. In questo modo la conversazione mantiene un ritmo naturale e le discussioni possono procedere senza perdere il flusso del dialogo. Avere a disposizione nelle riunioni la stessa traduzione di alta qualità offerta nella traduzione di documenti è essenziale per costruire un’infrastruttura linguistica standard a livello aziendale.

Per concludere, potreste condividere con noi la vostra visione per il futuro?

Sueoka: L’espansione dei progetti all’estero e il rafforzamento della collaborazione con gli uffici internazionali sono priorità strategiche fondamentali. Nella pratica, le differenze linguistiche possono rallentare il lavoro. Ecco perché è importante integrare strumenti di traduzione basati sull’IA nella nostra infrastruttura interna, in modo che la lingua non diventi un ostacolo.

Grazie a DeepL i dipendenti possono concentrarsi sull’applicazione delle loro competenze principali, riducendo al contempo gli attriti causati dalle barriere linguistiche. Riteniamo che questo ambiente favorirà la nostra continua espansione globale.