Budowanie „infrastruktury językowej” w całej firmie: Jak firma Kanadevia wzmacnia swoją infrastrukturę IT, aby obsługiwać globalną ekspansję

Strategia globalnego rozwoju Kanadevia: zmniejszenie utrudnień wynikających z różnic językowych

Kanadevia Corporation (dawniej Hitachi Zosen Corporation; dalej „Kanadevia”) prowadzi operacje w sektorze ochrony środowiska i energetyki, przyczyniając się do dekarbonizacji i obiegu zasobów, od zakładów przetwarzania odpadów na energię po oczyszczalnie ścieków, systemy produkcji wodoru i technologie metanizacji. Firma dąży do zwiększenia udziału przychodów operacyjnych z działalności zagranicznej do 50% i rozszerza współpracę z zespołami zagranicznymi, m.in. poprzez swoją szwajcarską spółkę zależną.

Jednak jednym z największych wyzwań w realizacji tej strategii była komunikacja wielojęzyczna.

Aby obsługiwać bezpieczne i spójne tłumaczenia w całej organizacji oraz zmniejszyć utrudnienia podczas spotkań i codziennej współpracy, firma Kanadevia wdrożyła pakiet produktów DeepL. Firma wdrożyła DeepL Pro do tłumaczenia dokumentów, DeepL Write<2> do wsparcia pisania oraz wprowadziła DeepL Voice for Meetings <3> i DeepL Voice for Conversations <4> w celu wsparcia zarówno spotkań online, jak i bezpośrednich.

(Od lewej do prawej)

Kenji Sueoka, Menedżer, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Lee Jaeim, Inżynier IT, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Dział Zarządzania Infrastrukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Kenji Ishibashi, inżynier IT, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Bariera komunikacyjna wynikająca z różnic językowych utrudniająca globalną ekspansję biznesową

Czy mógłby Pan opowiedzieć nam o polityce biznesowej Kanadevia oraz wyzwaniach, przed którymi stajecie w procesie globalizacji?

Sueoka: Nasza firma skonfigurowała politykę dążenia do równego podziału przychodów operacyjnych między działalność zagraniczną i krajową, zakładając stosunek 50:50. W miarę rozszerzania naszych projektów zagranicznych niezbędna jest ścisła współpraca i wymiana informacji z naszymi międzynarodowymi biurami.

Jednak wiele dokumentów wewnętrznych jest sporządzanych w języku japońskim. W przypadku pracowników zatrudnionych lokalnie w naszych zagranicznych biurach utrudniało to czasami zrozumienie bieżącej sytuacji. Z punktu widzenia działu IT rosło również zapotrzebowanie na udostępnianie informacji dotyczących konserwacji oraz ogłoszeń wewnętrznych zarówno w języku japońskim, jak i angielskim.

Ponadto podczas planowania spotkań z zespołami zagranicznymi obawy związane z językiem mogły stać się barierą psychologiczną i czasami spowalniały komunikację. Te wyzwania językowe ostatecznie wpłynęły na szybkość i wydajność operacyjną.

Wyzwanie nie ograniczało się do języka angielskiego. W wielu sytuacjach wymagana jest komunikacja w językach takich jak tajski lub indonezyjski. Samo przydzielenie personelu mówiącego po angielsku nie zawsze jest wystarczające.

Kenji Sueoka, Menedżer, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Jak rozpoczęły się rozważania dotyczące wdrożenia DeepL?

Sueoka: Początkowym impulsem było silne wsparcie ze strony jednego z naszych dyrektorów, który poprosił o wprowadzenie oficjalnego produktu DeepL. Kiedy przeprowadziliśmy wewnętrzną ankietę, odkryliśmy również, że pracownicy już indywidualnie korzystają z DeepL. To doprowadziło nas do wniosku, że powinniśmy zapewnić oficjalnie zatwierdzone środowisko, w którym pracownicy mogliby z niego korzystać bez obaw.

Jak radziliście sobie z potrzebami tłumaczeniowymi przed pełnym wdrożeniem DeepL?

Ishibashi: W zależności od przypadku używaliśmy kombinacji narzędzi do tłumaczenia plików, narzędzi do tłumaczenia tekstu oraz AI ogólnego przeznaczenia. Żadne z nich nie mogło jednak zostać uznane za jedno standardowe narzędzie dla całej firmy. 

Niektóre z nich działały w oparciu o modele cenowe oparte na użyciu, co utrudniało kontrolę budżetu i wewnętrzne procesy zatwierdzania. W innych przypadkach jakość tłumaczeń nie była wystarczająca do profesjonalnego użytku biznesowego. W rezultacie narzędzia i cykle pracy różniły się w zależności od działu i indywidualnych warunków, co powodowało niespójności w jakości i obciążeniu pracą.

Odczuwaliśmy pilną potrzebę: bez bezpiecznego środowiska tłumaczeniowego obejmującego całą firmę ucierpiałaby wymiana informacji z zagranicznymi biurami oraz tempo codziennych operacji. Dlatego uznaliśmy, że potrzebna jest ujednolicona infrastruktura tłumaczeniowa, z której można by korzystać spójnie w całej organizacji.

Kenji Ishibashi, inżynier IT, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Od umów i badań i rozwoju po IT: Wdrożenie DeepL obejmuje całą firmę

Jak przebiegała walidacja przed wdrożeniem?

Sueoka: W 2024 roku przeprowadziliśmy test koncepcyjny (PoC) z udziałem około 100 użytkowników. Rozdaliśmy licencje DeepL i poprosiliśmy uczestników o korzystanie z tego narzędzia w codziennych operacjach. W kolejnej ankiecie otrzymaliśmy silne opinie: wielu użytkowników komentowało, że jakość była wysoka i że narzędzie nadawało się do celów biznesowych.

Pojawiło się bardzo niewiele obaw dotyczących sposobu obsługi istniejących narzędzi lub podziału obowiązków między rozwiązaniami, a proces dostosowania wewnętrznego przebiegał płynnie. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami również zostały w pełni zapewnione, dzięki czemu podczas procesu selekcji nie pojawiły się żadne poważne obawy. W rezultacie wdrożenie przebiegło szybko, a około dwa miesiące później przeszliśmy na pełną umowę.

W jaki sposób DeepL jest obecnie wykorzystywane w całej organizacji?

Ishibashi: Wdrożyliśmy DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings oraz DeepL Voice for Conversations. Użytkownicy wybierają narzędzie odpowiednie do danego zadania. Dzięki udostępnieniu dodatków i aplikacji komputerowych stworzyliśmy przystępne środowisko, które obsługuje wdrożenie rozwiązania w całej firmie.

DeepL jest wykorzystywany w wielu sytuacjach. Działy ds. umów tłumaczą umowy z partnerami zagranicznymi. Zespoły badawczo-rozwojowe tłumaczą artykuły akademiczne i literaturę techniczną. Międzynarodowe zespoły projektowe polegają na nim w komunikacji z zagranicznymi biurami, a dział IT wykorzystuje go do tłumaczenia dokumentacji technicznej.

Lee: Osobiście uważam, że tłumaczenie plików jest szczególnie cenne. Nawet gdy dokumenty zawierają mieszankę tekstu, wykresów i obrazów, układ pozostaje w dużej mierze nienaruszony. Możliwość bezpośredniego tłumaczenia plików PowerPoint, PDF i Word jest bardzo wygodna.

W przypadku narzędzi AI ogólnego przeznaczenia tłumaczenie plików może wiązać się z niepewnością i wymagać dodatkowego czasu. Natomiast DeepL szybko przetwarza pliki i zachowuje formatowanie, dlatego polegamy na nim w przypadku większości potrzeb związanych z tłumaczeniem plików.

Lee Jaeim, Inżynier IT, Sekcja Zarządzania Globalną Strukturą Informacyjną, Centrala Promocji Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych

Eliminowanie utrudnień podczas spotkań i rozmów dzięki tłumaczeniu mowy

Jak wykorzystywana jest funkcja DeepL Voice?

Ishibashi: Podczas zagranicznych podróży służbowych i targów wielu pracowników korzysta z funkcji DeepL Voice for Conversations na służbowych smartfonach, aby obsługiwać komunikację twarzą w twarz. Ze względu na politykę firmy zakres aplikacji, które można zainstalować, jest ograniczony, więc dostępność oficjalnie zatwierdzonej aplikacji DeepL okazała się pomocna.

Lee: DeepL Voice for Meetings jest również szeroko stosowany podczas spotkań online. Ponieważ istnieje niewiele realnych alternatyw, dostrzegamy wyraźną wartość w DeepL Voice jako rozwiązaniu obsługującym zarówno komunikację online, jak i offline.

Przyspieszenie globalnej ekspansji dzięki „infrastrukturze językowej”

Jak postrzegasz różnice w porównaniu z narzędziami AI ogólnego przeznaczenia?

Lee: Niedawno wypróbowałem narzędzie AI ogólnego przeznaczenia podczas spotkania, na którym używano czterech języków – koreańskiego, japońskiego, angielskiego i chińskiego. Tłumaczenie przebiegało powoli, a opóźnienie było zbyt duże, aby można było je wykorzystać podczas spotkania na żywo.

Natomiast DeepL Voice for Meetings wyświetla treść wypowiedzianą w czasie rzeczywistym jako tekst podczas spotkań online. Pomaga to zachować naturalne tempo rozmowy i pozwala na prowadzenie dyskusji bez utraty płynności dialogu. Dostępność tłumaczeń o tej samej wysokiej jakości zarówno podczas spotkań, jak i w przypadku tłumaczeń dokumentów, ma zasadnicze znaczenie dla stworzenia standardowej infrastruktury językowej w całej firmie.

Na koniec, czy mógłby Pan podzielić się swoimi prognozami na przyszłość?

Sueoka: Rozwój projektów zagranicznych i wzmocnienie współpracy z międzynarodowymi oddziałami to kluczowe priorytety strategiczne. W praktyce różnice językowe mogą spowalniać pracę. Dlatego ważne jest, aby wdrożyć narzędzia do tłumaczenia oparte na AI jako część naszej wewnętrznej infrastruktury – tak, aby język nie stał się przeszkodą.

Korzystając z DeepL, pracownicy mogą skupić się na wykorzystywaniu swojej podstawowej wiedzy specjalistycznej, jednocześnie ograniczając utrudnienia wynikające z barier językowych. Wierzymy, że takie środowisko będzie obsługiwać naszą dalszą globalną ekspansję.